PRIVACIDAD
Política de Privacidad y Protección de Datos
Última actualización: Octubre de 2026 · Versión 2026-10
1. Introducción
En SiemprePro SpA (en adelante, "CliniScribe", "Nosotros" o "La Empresa"), valoramos y respetamos la privacidad de los usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, protegemos y procesamos la información personal a través de nuestra plataforma SaaS y nuestros agentes conversacionales, que operan sobre distintos canales de mensajería (actualmente WhatsApp, y progresivamente Instagram y Messenger, además de SMS, correo electrónico, voz u otros canales que la plataforma habilite en el futuro).
2. Marco normativo y nuestro rol como Encargado del Tratamiento
Cada parte determina por sí misma la normativa que le resulta aplicable, y las partes reconocen que la de CliniScribe y la del Cliente pueden ser distintas. El Cliente es responsable de identificar y cumplir la normativa aplicable a su actividad. A título meramente enunciativo: Ley N° 19.628 y Ley N° 21.719 en Chile; LFPDPPP en México; Ley 1581/2012 en Colombia; Ley N° 29733 en Perú; LGPD en Brasil.
CliniScribe está domiciliada en Chile y se encuentra en proceso de adecuación a la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales, de vigencia plena en diciembre de 2026. El Servicio está diseñado para apoyar el cumplimiento de la normativa aplicable; ello no constituye una declaración de cumplimiento pleno de ninguna ley en particular.
Chile. Cuando el Cliente esté sujeto a la normativa chilena y haya contratado el Anexo de Servicios de Salud, aplican adicionalmente la Ley N° 20.584 sobre Derechos y Deberes de los Pacientes y el DS N° 41/2012 del Ministerio de Salud (Reglamento de Fichas Clínicas).
Para efectos del tratamiento de datos personales, CliniScribe actúa exclusivamente como "Encargado del Tratamiento" (Data Processor). El Cliente actúa como el "Responsable del Tratamiento" (Data Controller).
CliniScribe procesa la información de los Usuarios Finales única y estrictamente bajo las instrucciones del Cliente, quien es responsable de obtener el consentimiento previo, expreso e informado que corresponda antes de utilizar nuestro servicio.
3. Información que Recopilamos
Para operar nuestro servicio de comunicación automatizada, procesamos los siguientes tipos de datos:
3.1 Datos que el Cliente nos encarga tratar
- • Identificación y contacto del Usuario Final: nombre, número de teléfono y, cuando el Cliente lo configure, correo electrónico
- • Datos de agenda y reservas: servicio reservado, fecha y hora, estado de la reserva, e historial de confirmaciones, cancelaciones y reagendamientos
- • Origen del contacto, incluida la campaña o anuncio de procedencia cuando el canal lo informe
- • Preferencias de comunicación y registro de consentimiento u oposición
- • Cualquier otro dato personal que el Cliente decida tratar a través del Servicio, cuyo alcance determina y controla el Cliente
El Cliente determina qué información solicitan los flujos de conversación que configura. CliniScribe no los diseña ni interpreta la información que circula por ellos con una finalidad distinta de operar la conversación y la agenda.
3.2 Información recopilada a través de los canales de mensajería
- • Contenido de los mensajes intercambiados a través del canal
- • Respuestas a botones y elementos interactivos
- • Archivos y notas de voz que el Usuario Final envíe por el canal
3.3 Contenido no solicitado en conversaciones de texto libre
El Servicio no está destinado a recolectar información de salud y no la requiere para funcionar. No obstante, por tratarse de conversaciones de texto libre, un Usuario Final puede aportar espontáneamente información de esa naturaleza al responder un mensaje de agenda.
Respecto de esa información, CliniScribe no la solicita, no la estructura como ficha ni como indicador clínico, no la utiliza con finalidad clínica alguna, y no la emplea para segmentar, perfilar ni dirigir comunicaciones. Se conserva únicamente como parte del contenido de la conversación, bajo las mismas condiciones de seguridad y plazo de conservación que el resto del contenido, y sujeta a las instrucciones del Cliente.
Con una única excepción, que opera en favor del Usuario Final. El Servicio aplica a todos los mensajes entrantes una detección automática de señales de riesgo —por ejemplo, la mención de una urgencia—. Su único efecto es derivar la conversación a una persona del equipo del Cliente y avisarle. No produce una evaluación clínica, no genera un antecedente de salud del Usuario Final, y opera con independencia del rubro del Cliente y de si ha contratado el Anexo de Servicios de Salud. Es una medida de seguridad, no un tratamiento con finalidad sanitaria.
El Cliente es el único responsable de contar con una base de licitud válida respecto de esa información y de configurar sus flujos de conversación de manera que no la soliciten ni la induzcan.
Cuando el Cliente contrata el Anexo de Servicios de Salud, las categorías adicionales de datos que se tratan bajo ese anexo —incluidos datos de salud— se detallan en él y quedan sujetas a sus condiciones.
3.4 Información técnica
- • Identificadores del canal (p. ej. WhatsApp ID, usuario de Instagram/Messenger)
- • Marcas de tiempo (timestamps) de los mensajes
- • Metadatos de entrega y lectura
- • Métricas de uso de la plataforma (modelos de IA utilizados, tokens procesados)
4. Uso de la Información
Utilizamos la información recopilada exclusivamente para los siguientes fines:
- • Facilitar la comunicación automatizada bidireccional entre el Cliente y su Usuario Final por los canales habilitados.
- • Procesar las respuestas del Usuario Final mediante inteligencia artificial para interpretar la intención del mensaje en el contexto de la gestión de agenda —confirmar, cancelar, reagendar o consultar por un servicio—, actualizar el estado de la reserva y, cuando la conversación exceda ese alcance, derivarla a una persona del equipo del Cliente.
- • Garantizar el correcto funcionamiento técnico, mantenimiento, seguridad y continuidad del servicio.
- • Cumplir con obligaciones legales aplicables al tratamiento de datos personales.
Cuando el Cliente contrata el Anexo de Servicios de Salud, las finalidades adicionales habilitadas bajo ese anexo se detallan en él.
Restricciones de Uso
CliniScribe NO utiliza, vende, alquila ni comparte la información personal de los Usuarios Finales con fines de marketing, publicidad o creación de perfiles comerciales. CliniScribe no utilizará los datos del Cliente ni de sus Usuarios Finales para entrenamiento de modelos de inteligencia artificial propios o de terceros. Tampoco los emplea en demostraciones comerciales ni materiales de venta, que se realizan siempre con datos ficticios. Los datos no son compartidos con Meta Platforms, Inc. para mejorar sus algoritmos de publicidad ni para ningún fin distinto a la transmisión encriptada del mensaje a través de la API de WhatsApp.
Control de calidad del Servicio
Para verificar que el asistente responde correctamente, CliniScribe evalúa conversaciones reales mediante un proceso automatizado que puntúa la respuesta del asistente. Cuando esa evaluación detecta una falla relevante, se conserva una copia del intercambio para convertirlo en un caso de prueba y evitar que el error se repita.
Ese material se trata con las mismas restricciones de acceso que el resto del contenido de las conversaciones, no se usa para entrenar modelos y no se comparte con terceros con fines comerciales. Es un tratamiento necesario para la prestación del Servicio: un asistente que nadie verifica contra conversaciones reales es un asistente cuyos errores nadie corrige.
5. Sub-procesadores
CliniScribe no comparte datos con terceros ajenos a la prestación del servicio. Para operar, utilizamos los siguientes proveedores tecnológicos como sub-procesadores. La lista vigente y actualizada se publica en cliniscribe.io/compliance.
| Proveedor | Rol | Tipo |
|---|---|---|
| Anthropic, PBC | Respaldo de los modelos Claude cuando no se sirven a través de Amazon Bedrock | Respaldo |
| Amazon Web Services, Inc. (Amazon Bedrock) | Modelos Claude a través de Amazon Bedrock: consultas complejas, análisis de imágenes, clasificación de conversaciones y respaldo de las respuestas | Primario |
| Supabase, Inc. | Base de datos y backend | Primario |
| Vercel, Inc. | Hosting del dashboard web | Primario |
| Meta Platforms, Inc. | Canales de mensajería WhatsApp, Instagram y Messenger | Primario |
| OpenAI, L.L.C. | Generación de las respuestas del asistente (modelos GPT), transcripción de notas de voz (Whisper) y embeddings de búsqueda semántica | Primario |
| Resend, Inc. | Envío de correos electrónicos (comunicaciones del servicio y outreach B2B) | Primario |
| Apify Technologies s.r.o. | Proceso automatizado que consulta cupos y reserva horas en la agenda online del Cliente, cuando su agenda no ofrece una integración oficial | Primario |
Importante: Los acuerdos con nuestros proveedores de modelos de lenguaje prohíben estrictamente el uso de los datos de nuestros clientes para entrenar sus modelos públicos de IA.
Proveedores propios de CliniScribe
Los proveedores listados arriba son sub-procesadores: tratan los datos de los Usuarios Finales del Cliente por encargo nuestro, y el Cliente los autoriza al contratar el Servicio.
Distinto es el caso de los proveedores que tratan nuestros propios datos sobre el Cliente —los del titular de la cuenta, no los de sus Usuarios Finales—. Respecto de ellos, CliniScribe actúa como Responsable del Tratamiento y el Cliente no requiere autorizarlos:
| Proveedor | Finalidad | Datos |
|---|---|---|
| Creem | Procesamiento de pagos de la suscripción | Datos de facturación del titular de la cuenta |
6. Retención y Seguridad de los Datos
Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas rigurosas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:
- • Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) para todas las comunicaciones
- • Cifrado en reposo de las bases de datos
- • Validación de firmas HMAC-SHA256 en webhooks de WhatsApp
- • Control de acceso basado en roles para el dashboard
- • Segregación de datos por organización (multi-tenant)
- • Monitoreo y registro de accesos
Retención
Los datos se conservan únicamente durante el tiempo que el Cliente mantenga su contrato activo con CliniScribe. Al término del contrato, CliniScribe pondrá los datos a disposición del Cliente en formato estructurado dentro de 30 días corridos para su revisión, descarga e incorporación a sus sistemas oficiales cuando corresponda. Posteriormente, CliniScribe podrá eliminar, anonimizar o bloquear los datos de forma segura, conservando únicamente registros mínimos o respaldos transitorios necesarios para seguridad, auditoría, continuidad técnica o cumplimiento legal.
CliniScribe no asume la custodia legal de registros clínicos ni obligaciones de conservación sanitaria de largo plazo, salvo acuerdo específico y separado entre las partes. Los datos también serán eliminados si el Usuario Final o el Cliente lo solicitan expresamente, sujeto a las obligaciones legales aplicables.
Notificación de vulneraciones de seguridad (brechas)
Si CliniScribe toma conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte datos personales del Cliente o de sus Usuarios Finales, se lo notificará al Cliente (Responsable del Tratamiento) sin dilación indebida tras haberla constatado, entregándole la información razonablemente disponible (naturaleza de la brecha, categorías y volumen aproximado de datos y titulares afectados, posibles consecuencias y medidas adoptadas o propuestas). Esto permite que el Cliente cumpla con sus obligaciones de notificación a la autoridad y a los titulares conforme a la Ley 21.719. CliniScribe colaborará razonablemente en la investigación y mitigación del incidente.
7. Derechos de los Usuarios y Cancelación (Opt-Out)
Derechos de los titulares
Conforme a la Ley 19.628 y a la Ley 21.719, los titulares pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión (cancelación), oposición, portabilidad y bloqueo de sus datos personales. Dado que CliniScribe actúa como Encargado del Tratamiento, los Usuarios Finales ejercen estos derechos directamente ante el Cliente (Responsable del Tratamiento). Si la solicitud llega directamente a CliniScribe a través de support@cliniscribe.io, la reenviaremos al Cliente correspondiente dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles y le prestaremos asistencia razonable para atenderla.
Darse de baja en WhatsApp (Opt-Out)
Los Usuarios Finales pueden detener la comunicación con el agente virtual de CliniScribe en cualquier momento. Si un Usuario Final responde con palabras como "SALIR", "STOP", "DETENER", "BAJA", "NO MAS", o solicita expresamente no ser contactado, nuestro sistema registrará la negativa, detendrá inmediatamente los envíos automatizados en todos los canales y notificará al Cliente para que actualice sus registros.
Outreach Comercial B2B (Prospectos Empresariales)
Adicionalmente al servicio principal, CliniScribe realiza contacto comercial B2B con negocios, profesionales y organizaciones que prestan servicios con reserva de hora, para ofrecerles nuestros servicios. Este tratamiento es independiente del tratamiento de datos de Usuarios Finales descrito arriba.
Qué datos tratamos: nombre del centro o profesional, correo electrónico empresarial, WhatsApp business, dirección, sitio web, rubro o especialidad y comuna. Todos los datos provienen de fuentes públicas (sitios web institucionales, directorios profesionales y comerciales, Google Maps, perfiles públicos de redes sociales empresariales). No compramos listas de terceros ni utilizamos datos de Usuarios Finales para prospección.
Base legal: interés legítimo de oferta comercial entre empresas (B2B). El destinatario del mensaje no es un consumidor individual sino una persona en su rol profesional / institucional. Aplicamos las medidas de minimización y opt-out exigidas por la Ley 21.719 (en proceso de adecuación durante su vacancia legal).
Canales y cadencia: enviamos un máximo de 5 contactos espaciados en aproximadamente 22 días, combinando correo electrónico y plantillas de WhatsApp Business aprobadas por Meta. Toda plantilla incluye identificación clara del remitente ("CliniScribe") y la instrucción de opt-out en su pie. Cualquier respuesta del destinatario detiene la secuencia automatizada y dispara revisión humana.
Cómo darse de baja del outreach B2B:
• Por WhatsApp: responder con la palabra "SALIR" (o STOP, BAJA, CANCELAR, UNSUBSCRIBE). Marca el contacto como do-not-contact permanente de forma automática y envía confirmación.
• Por email: usar el enlace de cancelación al pie de cualquier correo, o escribir a support@cliniscribe.io indicando la dirección a eliminar.
Retención: los datos de un prospecto se eliminan de nuestros sistemas (i) inmediatamente tras un opt-out, conservando únicamente el hash del identificador para garantizar que no se vuelva a contactar; o (ii) automáticamente luego de 12 meses sin engagement.
Derechos ARCO para prospectos: cualquier persona puede solicitar acceso, rectificación o eliminación de sus datos en nuestro sistema de outreach escribiendo a support@cliniscribe.io. Responderemos en un plazo máximo de 5 días hábiles.
8. Transferencia Internacional de Datos
Algunos de nuestros proveedores tecnológicos (como Supabase, Anthropic, Amazon Web Services, OpenAI y Meta) operan servidores fuera de Chile, principalmente en Estados Unidos. Estas transferencias internacionales se efectúan al amparo de los mecanismos de legitimación previstos en la Ley 21.719, en particular mediante cláusulas contractuales tipo o garantías apropiadas equivalentes pactadas con cada proveedor en sus respectivos Acuerdos de Tratamiento de Datos (DPA) y, tratándose de datos sensibles de salud, sobre la base del consentimiento específico e informado que el Cliente recaba del Usuario Final, el cual debe divulgar expresamente el procesamiento mediante sistemas de inteligencia artificial y la transferencia de datos fuera de Chile. La lista actualizada de proveedores y su ubicación se mantiene en cliniscribe.io/compliance.
9. Modificaciones a esta Política
CliniScribe se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales o técnicos. Cualquier modificación sustancial será notificada a nuestros clientes (Centros de Salud) a través del panel de control o por correo electrónico. La versión vigente estará siempre disponible en esta URL.
10. Contacto
Si usted es un representante de Meta, un Cliente, o tiene preguntas legales sobre nuestras prácticas de privacidad, puede contactarnos en:
- Correo electrónico: support@cliniscribe.io
- Dirección: Cerro El Plomo 5931, Oficina 1213, Las Condes, Santiago, Chile.
- Razón Social: SiemprePro SpA