Términos y Condiciones de Uso

1. Introducción y Aceptación de los Términos

Bienvenido a CliniScribe. Estos Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma de software, dashboard web y servicios de agentes virtuales automatizados (en adelante, el "Servicio" o la "Plataforma") proporcionados por SiemprePro SpA, RUT 78.117.275-8, constituida el 28 de febrero de 2025, con domicilio en Cerro El Plomo 5931, Oficina 1213, comuna de Las Condes, Santiago, Chile (en adelante, "La Empresa", "Nosotros" o "CliniScribe").

Al crear una cuenta o utilizar el Servicio, el Cliente acepta estar legalmente vinculado por estos Términos. Si no está de acuerdo con ellos, no debe utilizar el Servicio.

Para efectos de estos Términos:

• •"Cliente" significa la persona natural o jurídica que acepta estos Términos y contrata el Servicio para gestionar la comunicación, la agenda y la relación con sus propios clientes.
• •"Usuario Autorizado" significa la persona que el Cliente habilita para operar la cuenta en su nombre. El Cliente responde por toda actividad realizada bajo las credenciales de sus Usuarios Autorizados.
• •"Usuario Final" significa toda persona con la que el Cliente o sus Usuarios Autorizados interactúan mediante el Servicio — por ejemplo, sus clientes, pacientes, prospectos o contactos.
• •"Contenido del Cliente" significa los datos, mensajes, flujos y archivos que el Cliente o sus Usuarios Finales introducen o generan a través del Servicio.
• •"Normativa de Protección de Datos Aplicable" significa la normativa de privacidad y protección de datos personales que resulte aplicable a cada parte. Cada parte determina por sí misma cuál es su Normativa de Protección de Datos Aplicable, y las partes reconocen que la de CliniScribe y la del Cliente pueden ser distintas.

2. Descripción del Servicio

CliniScribe es una plataforma de software como servicio (SaaS) que permite al Cliente automatizar la comunicación con sus Usuarios Finales mediante agentes conversacionales basados en inteligencia artificial, a través de los canales de mensajería que la plataforma habilite (como WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, correo electrónico o voz, entre otros).

Las funcionalidades del Servicio comprenden, de manera enunciativa más no limitativa: confirmación y recordatorio de reservas; cancelación y reagendamiento; gestión de listas de espera y ofrecimiento de cupos liberados; recuperación de contactos inactivos; comunicaciones de fidelización; y derivación de la conversación a una persona del equipo del Cliente cuando la solicitud excede el alcance anterior.

El Servicio comprende (i) un catálogo de agentes conversacionales provistos por CliniScribe y (ii) la posibilidad de que el Cliente configure sus propios flujos de conversación. Cuando el Cliente configura sus propios flujos, determina y controla, a su exclusivo criterio, el contenido de las conversaciones, la información que solicita y las finalidades del tratamiento. CliniScribe no diseña ni define el contenido de los flujos configurados por el Cliente.

El Servicio es una herramienta de apoyo. Los contenidos generados por inteligencia artificial son sugerencias que pueden contener errores u omisiones, y el Cliente es responsable de supervisarlos.

El Servicio utiliza la API de WhatsApp Business proporcionada por Meta Platforms, Inc. El uso del canal de WhatsApp está sujeto adicionalmente a los Términos de Servicio de WhatsApp y la Política de Privacidad de Meta.

3. Alcance y límites del Servicio

El Cliente es responsable de que el uso que dé al Servicio cumpla la normativa aplicable a su actividad, incluidas las autorizaciones sanitarias, profesionales o sectoriales que correspondan.

Bajo ninguna circunstancia el Servicio reemplaza las decisiones, diagnósticos o el juicio de un profesional de la salud. Los contenidos generados por inteligencia artificial no constituyen asesoría profesional de ningún tipo, incluida la médica, legal, financiera o psicológica.

Los agentes provistos por CliniScribe en el Servicio base no emiten diagnósticos, no indican ni modifican tratamientos y no sustituyen el juicio de un profesional. El Cliente no configurará flujos que atribuyan al Servicio base esas funciones.

3.1 Usos que requieren el Anexo de Servicios de Salud

Requieren la contratación previa del Anexo de Servicios de Salud los usos del Servicio destinados a:

• •diagnóstico, triage o evaluación de síntomas;
• •indicar, ajustar o suspender tratamientos, medicamentos o dosis;
• •monitorear signos vitales, parámetros fisiológicos o adherencia terapéutica;
• •generar alertas, puntajes, clasificaciones o niveles de riesgo de salud;
• •seguimiento clínico del Usuario Final entre atenciones presenciales.

CliniScribe no asume responsabilidad alguna por el uso del Servicio para esas finalidades fuera del Anexo, y podrá suspender o terminar el acceso de forma inmediata. Esta condición aplica a todo Cliente, con independencia de su ubicación, de su giro y de las licencias o habilitaciones sanitarias que posea.

El Anexo de Servicios de Salud regula las categorías de datos adicionales que se tratan bajo él, la responsabilidad sobre las alertas que el Servicio genere, los límites de la función clínica y el consentimiento que el Cliente debe recabar de sus Usuarios Finales.

3.2 El Servicio no es un canal de emergencias

Ni CliniScribe ni sus agentes conversacionales atienden situaciones que requieran asistencia inmediata. El Cliente debe informar a sus Usuarios Finales que, ante una emergencia, deben comunicarse con los servicios de emergencia de su país.

4. Obligaciones, declaraciones y garantías del Cliente

Al utilizar CliniScribe, el Cliente declara, garantiza y se compromete a:

• •Base de licitud: Contar con una base de licitud válida bajo su Normativa de Protección de Datos Aplicable para tratar los datos personales de sus Usuarios Finales y para encargar su tratamiento a CliniScribe.
• •Información e Información previa: Haber informado a sus Usuarios Finales sobre el uso del Servicio, en los términos que exija dicha normativa.
• •Consentimiento del Usuario Final: Haber obtenido el consentimiento previo, expreso e informado que corresponda para contactar a sus Usuarios Finales por el canal utilizado, y honrar toda solicitud de baja.
• •Configuración de sus flujos: No configurar flujos de conversación que soliciten, induzcan o requieran información de salud, ni utilizar el Servicio para ninguna de las finalidades que, conforme a la cláusula 3.1, requieren el Anexo de Servicios de Salud.
• •Acreditación: Acreditar ante CliniScribe, a su requerimiento, los consentimientos u opt-ins obtenidos, los mensajes enviados y el tratamiento dado a las solicitudes de baja.
• •Uso de la información: Utilizar la información recopilada únicamente para los fines para los cuales el Usuario Final prestó su consentimiento.
• •Precisión de datos: Proveer información veraz al cargar contactos en la plataforma.
• •Supervisión de la derivación: Atender oportunamente las conversaciones que el Servicio derive a una persona de su equipo por exceder el alcance del agente.
• •Cumplimiento de la Política de Uso Aceptable (AUP): El Cliente acepta cumplir adicionalmente con la Política de Uso Aceptable de CliniScribe, que se incorpora por referencia a estos Términos y regula en detalle las obligaciones de consentimiento de destinatarios, fuentes prohibidas de contactos, contenido prohibido y consecuencias del incumplimiento. La AUP es un componente esencial de estos Términos y su violación es causal de suspensión inmediata del Servicio sin derecho a reembolso.

4.1 Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a CliniScribe, sus socios, directores y empleados frente a cualquier reclamación, sanción, multa o costo —incluidos honorarios razonables de defensa— derivado del incumplimiento de las declaraciones y garantías de esta cláusula.

CliniScribe no asume obligación alguna de verificar, auditar o validar las bases de licitud invocadas por el Cliente ni el contenido de los flujos de conversación que este configure.

5. Usuarios Finales menores de edad

Cuando el Usuario Final sea menor de edad, el Cliente será el único responsable de contar con la autorización de su padre, madre o representante legal conforme a la normativa aplicable, y de dirigir las comunicaciones a la persona adulta que corresponda. CliniScribe no recopila deliberadamente datos de menores de edad y el Servicio no está dirigido a ellos.

6. Privacidad y Protección de Datos

Normativa aplicable. Cada parte determina por sí misma la normativa que le resulta aplicable, y las partes reconocen que la de CliniScribe y la del Cliente pueden ser distintas.

El Cliente es responsable de identificar y cumplir la normativa aplicable a su actividad — protección de datos, comunicaciones comerciales y, cuando corresponda, la sectorial de su jurisdicción. A título meramente enunciativo: Ley N° 19.628 y Ley N° 21.719 en Chile; LFPDPPP en México; Ley 1581/2012 en Colombia; Ley N° 29733 en Perú; LGPD en Brasil. El Cliente informará a CliniScribe de cualquier exigencia de su Normativa de Protección de Datos Aplicable que no esté cubierta directamente por estos Términos.

CliniScribe está en proceso de adecuación a la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales, de vigencia plena en diciembre de 2026, y diseña el Servicio para apoyar el cumplimiento de la normativa aplicable. Ello no constituye una declaración de cumplimiento pleno de ninguna ley en particular.

Para estos efectos, el Cliente actúa como "Responsable del Tratamiento" de los datos de sus Usuarios Finales. CliniScribe actúa exclusivamente como "Encargado del Tratamiento", procesando los datos por cuenta del Cliente, bajo sus instrucciones y exclusivamente para los fines del Servicio contratado.

CliniScribe no es dueño del Contenido del Cliente y no utilizará los datos del Cliente ni de sus Usuarios Finales para fines comerciales propios, venta de bases de datos, publicidad ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial propios o de terceros. Tampoco los emplea en demostraciones comerciales, materiales de venta ni pruebas de producto, que se realizan siempre con datos ficticios. Esta obligación sobrevive a la terminación del contrato.

Nos comprometemos a aplicar medidas razonables de seguridad, confidencialidad y trazabilidad. Es responsabilidad del Cliente obtener el consentimiento legal previo de sus Usuarios Finales antes de ingresar sus números a la plataforma.

Para más detalles, consulte nuestra Política de Privacidad y la lista vigente de sub-procesadores en cliniscribe.io/compliance.

7. Eliminación de Datos

El Usuario Final puede solicitar la eliminación de sus datos personales contactando al Cliente —que es el Responsable del Tratamiento y a quien corresponde atender la solicitud— o directamente a CliniScribe a través de support@cliniscribe.io. Ante una solicitud de eliminación, procederemos a borrar o anonimizar los datos personales del Usuario Final de nuestros sistemas en un plazo razonable, salvo que exista una obligación legal que requiera su conservación.

8. Propiedad Intelectual

Todo el software, código fuente, algoritmos de IA, flujos de conversación, interfaces de usuario (dashboard), logotipos y marcas comerciales asociadas a CliniScribe son propiedad exclusiva de SiemprePro SpA. El uso del Servicio no otorga al Cliente ningún derecho de propiedad sobre la plataforma, sino únicamente una licencia de uso temporal, limitada, no exclusiva e intransferible mientras mantenga su suscripción activa.

9. Suscripción, Pagos y Cancelación

Planes y precios. El Servicio se contrata como una suscripción mensual. Los planes vigentes, con el volumen incluido y el valor de la conversación adicional de cada uno, se publican en cliniscribe.io/precios. Los precios se expresan en dólares de los Estados Unidos y no incluyen impuestos. El Cliente puede tener un precio o un volumen distinto del publicado cuando así se haya pactado por escrito.

Ciclo y renovación. La suscripción se factura por adelantado y se renueva de forma automática cada mes, en la fecha aniversario de la contratación, hasta que el Cliente la cancele. El pago con tarjeta lo procesa Creem, que actúa como comercio registrado (merchant of record): emite el comprobante y aplica los impuestos que correspondan al país del Cliente. Para instituciones y organismos públicos la facturación puede acordarse en pesos chilenos por transferencia.

Consumo por sobre lo incluido. Las conversaciones que excedan el volumen incluido en el plan se cobran por unidad, al valor vigente del plan del Cliente, en el ciclo siguiente a aquel en que se consumieron. Superar el volumen incluido nunca interrumpe una conversación en curso con un Usuario Final.

Cancelación. No existe permanencia mínima. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde su panel de facturación o escribiendo a support@cliniscribe.io. La cancelación surte efecto al término del período ya facturado: el Servicio se mantiene operativo hasta esa fecha y no se emiten cobros posteriores.

Reembolsos. Los períodos ya facturados no se reembolsan, ni de forma total ni proporcional, porque el pago cubre el Servicio hasta el final del período en curso. Se exceptúan los cobros duplicados o erróneos imputables a CliniScribe, que se devuelven íntegramente; para ello el Cliente dispone de 30 días corridos desde el cobro para reclamar escribiendo a support@cliniscribe.io.

Impago. Ante un pago rechazado notificaremos al Cliente y podremos suspender el Servicio si la deuda no se regulariza dentro de los 15 días corridos siguientes. La suspensión no implica la eliminación inmediata de los datos del Cliente, que se conservan conforme a la Política de Privacidad.

Cambios de precio. Podemos modificar los precios de los planes. Todo cambio se avisará al Cliente con al menos 30 días corridos de anticipación y regirá desde el ciclo de facturación siguiente a ese plazo. Si el Cliente no acepta el precio nuevo, puede cancelar antes de que entre en vigor conforme al párrafo de Cancelación.

Períodos de prueba. Cuando se otorgue un período de prueba sin costo, al vencer se requiere activar una suscripción de pago para continuar usando el Servicio.

10. Limitación de Responsabilidad

Disponibilidad del Servicio: CliniScribe se esfuerza por mantener la plataforma operativa de manera continua. Sin embargo, el Servicio se proporciona "tal cual" (as is). No garantizamos que el servicio será ininterrumpido o libre de errores, especialmente considerando que dependemos de plataformas de terceros (como la API de WhatsApp/Meta).

Daños Indirectos: En la máxima medida permitida por la ley chilena, SiemprePro SpA no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o consecuencias derivadas de decisiones operativas, comerciales o clínicas tomadas por el Cliente basadas en interrupciones del servicio o fallos en la red de comunicación.

Límite de responsabilidad: en la máxima medida permitida por la ley chilena, la responsabilidad total y acumulada de SiemprePro SpA frente al Cliente por cualquier concepto derivado del Servicio o de estos Términos quedará limitada al monto efectivamente pagado por el Cliente a SiemprePro SpA durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la responsabilidad. Este límite no aplica a los daños que la ley no permita limitar o excluir.

Indemnidad del Cliente: El Cliente indemnizará y mantendrá indemne a SiemprePro SpA (incluyendo a sus directores, empleados, agentes y sub-procesadores) frente a cualquier reclamo, demanda, multa, sanción administrativa, costo o gasto (incluyendo honorarios legales razonables) derivado de: (i) el incumplimiento por parte del Cliente de estos Términos o de la Política de Uso Aceptable; (ii) el envío de comunicaciones a destinatarios sin el consentimiento previo, expreso, informado y documentado exigido por la AUP y la normativa aplicable; (iii) el uso de la Plataforma para fines prohibidos; (iv) reclamos de Usuarios Finales, prospectos B2B, autoridades de protección de datos, SERNAC, MINSAL, Meta u otros proveedores relacionados con el contenido o la forma de las comunicaciones enviadas por el Cliente desde la Plataforma.

11. Modificaciones a los Términos

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento para reflejar cambios operativos o legales. Notificaremos al Cliente sobre modificaciones sustanciales a través del correo electrónico registrado o mediante un aviso en el Dashboard. El uso continuado del Servicio tras la modificación constituye la aceptación de los nuevos términos.

12. Jurisdicción y Ley Aplicable

Estos Términos se rigen e interpretan de acuerdo con las leyes de la República de Chile. Para cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de este documento, las partes fijan su domicilio en la ciudad y comuna de Santiago, sometiéndose a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia.

13. Contacto

Para consultas, soporte técnico o notificaciones legales, puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: support@cliniscribe.io
• Dirección Comercial: Cerro El Plomo 5931, Oficina 1213, Las Condes, Santiago, Chile.